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Das Merkmal der formellen Kommunikation ist, dass sie meist dauerhaft und personenunabhängig organisiert ist, um einen reibungslosen innerbetrieblichen Kommunikationsfluss zu gewährleisten. In der Regel wird formelle interne Kommunikation in bestimmter Art und Weise verschriftlicht (Protokolle, E-Mail, Gesprächs- und Aktennotizen, interne Mitteilungen).