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All main topics / Informatik / Projektmanagement

ITPMF_FS14 (115 Cards)

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Welche vier grundlegenden Strukturen können wir im menschlichen Hirn unterscheiden, und welche Funktion hat jede?
(1) Das Stammhirn (Krokodil)
- Steuert automatische Körperfunktionen, Reflexe


(2) Das Zwischenhirn (Pferd) (auch lymbisches System)
- Gefühle und unbewusste Reaktionen


(3) Das Grosshirn (Delphin) (auch Neocortex)
- Rationales Denken, Vernunft, bewusste Entscheidungen


(4) Das Stirnhirn (Guru) (auch präfrontaler Cortex)
- Kreativität, Mathematik, Meditation etc

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Für welche Phasen im Projektablauf braucht man gute Resultatformulierungen? Für welche Bereiche werden die benötigt?

In allen Phasen sind gute Resultatformulierungen  wichtig


- Resultate > Teilresultate > Arbeitspakete

- Aufwandschätzung

- Projekt-controlling

- Projekt-reporting
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Was sind die Bereiche der IT Balanced Score Card?
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Was sind die Herausforderungen in der Projektphase "Business - Voranalyse"?

Was sollen wir tun?

Sollen wir es überhaupt tun?

Lohnt es sich überhaupt?

Machbar?
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Was sind die Herausforderungen in der Projektphase "Konzeption und Realisierung"?

Welche Informationen brauchen wir?

Welches System brauchen wir?

Wie viel automatisieren?
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Was sind die Herausforderungen in der Projektphase "Nutzung und Betrieb"?


Reif für Produktion?

Performance?

Monitoring?
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Wie wird der NPV (Net Present Value) berechnet?


NPV = Summe ( Cashflow / (1+Zinssatz)^Jahr)
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Definition von "Trend"

Vom englischen "to trend" in eine bestimmte Richtung verlaufen.


- Veränderung in Gesellschaft, Wirtschaft oder Technologie, die eine neue Bewegung auslöst

- Instrument zur Beschreibung von Veränderungen und Strömungen
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Was gibt es für Trendanalysen im IT Bereich?

- Beobachtungen im allgemeinen

Kurz bis mittelfristige Analyse (Ca. 5 Jahre):
- Business Analysen / Beratungsfirmen

- Technologie Unternehmen

Langfristige Prognosen:

- Wissenschaft
- Zukunftsforschung
- Science Fiction
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Welche Einflussfaktoren wirken auf IT-Trends?
-Gesellschaft (Alterung, Wachstum, Beschleunigung)

-Biosphäre (Klima, Erdölknappheit)

-Technologie (ICT + Internet, Nanotechnologie)

-Politik (Demokratisierung, Staatliche Finanzprobleme)

-Wirtschaft (Globalisierung, Nachhaltigkeit)
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Wie können Trendvorhersagen bewerten bzw. dargestellt werden?
Kriterien zur Bewertung:

- Qualität der Daten
- Umfang der Stichproben
- Unabhängigkeit der Quelle
- Zeitraum der Prognosen

Darstellungen:

- Hype Curve
- Exponentielle Wachstumsraten (Moores Law)
- Top 10 Listen
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Nenne 3 aktuelle IT Trends

Cloud Computing

Big Data

Mobile Internet Connectivity
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Was ist Cloud Computing (welche arten gibt es und wo liegen die Vorteile?) Was ist noch offen dabei?
Cloud Computing = Ansatz IT Infrastrukturen (Rechenkapazität, Datenspeicher) dynamiscn über ein Netzwerk zur Verfügung stellt.

Arten:
- Application Cloud
- Service Cloud
- Infrastructure Cloud

Vorteile:
- reagiert schnell
- niedrige Fixkosten
- Service basiert
- einfache Nutzung
- weniger Platz

Offen:
- Standards?
- Stabilität?
- Datenschutz?
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Was ist Big Data und wie kann damit Wert generiert werden?
Big Data bezeichnet Daten-Mengen, die sehr gross oder in sehr schneller Geschwindigkeit angesammelt werden (Beispiel RFID, Finanztransaktionen etc.)


Analyse von Big Data erzeugt:
- Verbesserte Entscheidungen
- Mehr Kundenwissen
- Strategiegrundlagen
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Welche Rollen gibt es in einem Projekt (Vgl. Projektorganisation) und was machen diese jeweils?
Projektleiter
- Führt und manged das Projekt. Verantwortlich für die Resultate und die erfolgreiche Durchführung eines Projekts

Auftraggeber
- Ist Sponsor für das Projekt. Überwacht und trägt die volle Projektverantwortung. Kann Aufgaben deligieren

STA - Steuerungsauschuss
- Kontrolliert und steuert das Projekt. Nimmt Meilensteine ab und entscheidet ob fortgsetzt wird.

Teil-Projektletier
- für einen klar abgegrenzten Aufgabenteil innerhalb eines Projekts verantwortlich. Gleiche Aufgaben und Kompetenzen PL

Projekt-Office
Unterstützt den Projektleiter bei den administrativen und Planungs-aufgaben im Projekt. (Termine, Meetings)

Advisory Board
Das Board besteht aus Experten, Schlüsselpersonen und Kunden des Projekts. Es «berät» das Projekt, gibt Feedbacks - Keine Entscheidungskompetenz
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Wie kann ich mein Unterbewusstsein programmieren?
1. Reden

2. Sich Bilder vorstellen

3. Körperlich erleben
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Nenne die Kritierien für die Definition einer Projektstruktur
1.  Grösse des Projekts, Komplexität

2.  Innerer Zusammenhang der Resultate und Aufgaben

3.  Ausrichtung nach Ergebnissen oder Phasen

4.  Parallellisierbarkeit der Arbeiten

5.   Teilprojekt vs Streams

6.  Verfügbarkeit geeignetes Personal
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Was sind die Unterschiede zwischen Teilprojekte und Streams?


Ein Stream ist ein Teilprojekt OHNE Resultatverantwortung und die klassischen Projektführugnsaufgaben. Resultatverantwortung also voll beim Projektleiter.
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Was sind die wichtigsten Elemente der Kommunikation im Projekt? (intern und extern)

Intern
- Projektplanung (Resultate, Arbeitspakete, Aufwände, MS..)
- Projektsitzung
- Teilprojekt - Review
- Einzelgespräche

Extern
- Projektreport
- Stakeholder-Management
- Risikomanagement
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Was sind typische EIgenschaften für einen Projektleiter? Was ist dabei speziell?
Leadership

Kommunikation

Problem-Lösung

Verhandlung

Beeinflussung der Organisation

Mentoring


Speziell: Praktisch alles hat mit Kommunikation zu tun.

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Definition von Stakeholder


Stakeholder sind Anspruchsgruppen und Personen, die unmittelbaren Einfluss auf den Projektfortschritt haben und/oder von den Projektzielen direkt/indirekt betroffen sind.
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Was sind die Ziele von Stakeholder Management und wie geht man dabei vor?
Ziele:

- Idenitifzieren von Anspruchsgruppen
- Deren Einstellung zu den Projektzielen beurteilen
- Projektfördernde Massnahmen erarbeiten


Vorgehen:


1. Identifikation (Rolle, Name, Funktion, Wichtigkeit)
2. Beziehungsanalyse (Stakeholdermap)
3. Kommunikationsplan (Wie wann wer mit welchen Stakeholder
    kommuniziert)
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In welche Bereiche können Stakeholder gemappt / eingeteilt werden?
Sponsoren: aktive Unterstützung, Erfolg sicherstellen, Committment, positive Energie und Macht, Geld, Ressourcen bereitstellen, Verlust = schwerwiegende Folgen

Supporter: inhaltliche Unterstützung, breite Abstützung in Organisation z.B. Key-Entwickler

Opponents: Widerstand gegen das Projekt. Ziele: Projektabbruch, Umbesetzung von Schlüsselfunktionen, Aneignung des Projektes.

Hoppers: unentschlossene, neutral, labil
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Nenne drei typische Kommunikationswerkzeuge in IT-Projekten

Projektsitzung: Kommunikation innerhalb des Projekts: Führung, Prolemlösung, Abstimmung, Konzepte.


Projektreport / Projektstatusbericht: Regelmässige Kommunikation gegen aussen (Auftraggeber, Kunde, Nutzer)


Stakeholder-Management: Gezielte Einflussnahme (Lobbying) auf Betroffene und Beteiligte des Projekts.
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Was ist die Projektstandsitzung, und was sind Ziele bzw. der Zweck dieser Sitzung? Was muss dabei noch festgesetzt werden=
Projektstandsitzung ist ein Führungsinstrument vom Projektleiter

Ziele / Zweck:
- Garantiert regelmässigen Informationsfluss zw. Mitarbeiter

- Übt Druck aus bezüglich Projektresultate

- Plattform um über Probleme zu sprechen und Entscheide zu fällen

- Reporting der Mitarbeiter gegenüber dem Projektleiter

Festzusetzen?
Agenda (fixe Struktur und Agenda)

Periode (wöchentlich?)

Teilnehmer festlegen

Dauer (Max. 1.5-2h)
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Wie ist ein Projektreport strukturiert?


1. Berichtsperiode, Datum und Autor (PL)


2. Projekt Status (Mit Farben grün, gelb, rot)


3. Status Kosten (Übersichtliche Darstellung, Projektbudget und Differenz, Prognose der Kosten)


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Wie lautet das Vorgehen bei einer Projektstandsitzung? (Kurzform)
1. Letztes Protokoll

2. Allgemeine Infos

3. Status & Querinfos der Teilprojekte

4. Pendenzen

5. Status Probleme, Risiken

6. Nächste Termine
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Was sollte rapportiert werden in der Projektstandsitzung?
Nur Resultate (Nicht die Arbeitspakete)
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Was Ist ein Projektreport und was ist der ungefähre Inhalt?

Das Projektreport oder Projektstatusbericht ist das wichtigste Kommunikationsinstrument des Projekts gegen aussen.


Inhalt:

- Vergleich Soll-Ist-Zustand
- Erzielte Erolge
- Risiken
- Gründe für Abweichung
- Personalsituation
- Hauptaktivitäten

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Was sind Quellen des Projektreports / Projektstatusberichts?
- Ressourcenplan

- Probleme

- Massnahmen-Katalog

- Lieferobjekte

- Resultate

- Risikoliste
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Definition von Business Case? Aus welchen zwei Teilen besteht er?
Ein Business Case (BC) ist eine Entscheidungsvorlage für ein Vorhaben, die eine sachliche und eine betriebswirtschaftliche Begründung für das Vorhaben liefert.


Zwei Teile:
- Sachliche (qualitative) Begründung des Vorhabens
- Wirtschaftliche (quanitative) Begründung des Vorhabens
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Wie geht man bei einem Business Case vor? Was sind typische Vorteile?  Was sind typische Nachteile?


Es müssen Kosten und Nutzen quantitativ gegenübergestellt werden.

Nutzen sind grundsätzlich alle Vorteile einer Lösung:

- Vorgaben
- Kostenersparnis
- Zusätzliche / höhere Einkommen

Kosten sind grundsätzlich alle Nachteile der Lösung:

- Personal Kosten
- Externe Kosten
- Infrastrukturkosten (Räume, Rechner
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Wie ist ein Business Cases typischerweise gegliedert?

1. Einleitung und Zielsetzung

2. Nutzenargumentation

(3. Risikoanalyse)

4. Annahmen und Methoden (Kostenmodell)

5. Betriebswirtschaftliche Auswirkungen (Cash-Flow-Berechnung)

6. Fazit

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Was beschreibt das Total Cost of Ownership (TCO) und wie ist TCO aufgebaut?
<b>TCO = Gesamtbetriebskosten

2 Kostenarten:

Direkte Kosten:</b>
- Mitarbeiterlöhne
- Anschaffungskosten (Software, Hardware)
- Trainingskosten


Indirekte Kosten:
- Datenmanagement
- Down Time
- Self-Support
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Nenne typischen Kosten und Nutzen-Arten von IT-Systemen (je 4)

Nutzen:
- Einsparung von Arbeitszeit
- Weniger Kosten
- Verbesserung Qualität
- Zusätzliche Einnahmen


Kosten:
- Lizenzen beim Kauf
- Jährliche Gebühren
- Hardwarekosten
- Schulungskosten
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Was ist Change Management und warum ist Change Management so wichtig für den Projekterfolg?
Change Management behandelt Änderungen an Projektanforderungen (und nicht um Änderungen von Produktivsystemen)

Wichtig, weil

- Anforderungen können sich ändern
- geänderte Anforderungen haben Einfluss auf (Projektdauer, Resultate, Kosten, Architektur)
- "Scope Creep" verhindern --> häufiger Grund für das Scheitern von Projekten
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Was sind die Ziele des Change Managements?
- Nachvollziehbarkeit und Planbarkeit von Projektänderungen


- Changeverfahren soll eine gewisse „Hemmschwelle“   darstellen
--> Nicht alles einfach durchlassen ohne Abstimmung


- Änderungswünsche sind dokumentiert und deren Auswirkungen
(Zeit und Geld) sind kommuniziert


- Erfolgreichen Projektabschluss sicherstellen




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Definition von IT-Governance?
Definition:
IT-Governance fasst Grundsätze, Verfahren und Massnahmen zusammen, die sicherstellen, dass mit Hilfe der eingesetzten IT die Geschäftsziele abgedeckt, Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt und Risiken angemessen überwacht werden.

Anders ausgedrückt : IT Governance legt Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die IT fest (WAS WER WIE)


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Was sind typische Symptome für schlechtes IT Governance?
- höhere MGMT empfindet, dass die IT Investments nicht den rechten Gewinn bringen

- Metriken fehlen

- IT Entscheidungsprozesse langsam oder widersprüchlich

- Projekte zu spät oder zu teuer

- Häufige Änderungen in der IT Governance
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Was sind die grundlegenden Regeln von IT Governance
- Transparenz

- IT Governance muss mit Corporate Governance zusammenpassen

- Effektive Governance definiert Entscheidungsmechanismen --> Arbeit effektiver
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Wie kann man das IT Portfolio Management nach "Ross" aufteilen?
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Welche 4 Arten von IT-Aktiven im Portfolio Management gibt es? Was beinhalten sie?
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Welche Ziele gilt es zu verfolgen in IT Projekten im Investment Portfolio (4 Aktiven)?
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Wie lautet die Definition von Projekt Portfolio Management und welche Kriterien gehören dazu?
PPM ist die systematische und nachvollziehbare Festlegung von Projekten zur Unterstützung der Unternehmensziele unter Beachtung mehrerer objektivierter Kriterien:


-Wirtschaftlichkeit (ROI)
-Beitrag zur Unternehmens- und IT-Strategie
-Projektrisiko (Realisierungswahrscheinlichkeit)
-Dringlichkeit
-Sicherheitsrelevanz
-Risikobereitschaft des Unternehmens
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wie geht man vor beim Projekt Portfolio Management (PPM)?
1. Erfassung von Projektvorschlägen

2. Bewertung der Vorschläge

3. Auswahl Projekt

4. Kommunikation der Entscheidungen

5. Portfoliosteuerung durch Controlling

(alles als lifecycle)
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Welche vier Projektarten gibt es beim Projekt Portfolio Management und woher kommen diese?
Soll-Projekte (Von der Leitung)

Muss-Projekte (durch Gesetze)

Standard-Projekte (Daily Business)

Innovative Projekte (Time Bond)
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Wie kann man den Nutzen eines IT-Portfolio  passend aufzeigen?
Matrix mit den Achsen ROI und Reailisierungswahrscheinlichkeit
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Was sind typische Fehler im Projekt Portfolio Management?
1. PPM ist nicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst

2. Zu schwerfällige Prozesse

3. Kein Abbruch von scheiternden Projekten

4. Fehlerhafte Projektdaten

5. Keine rechtzeitige Anpassung der Projektziele

6. Unzureichende Projektplanung

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Welche Fähigkeiten sind für den CIO besonders wichtig?

- Verbindet IT direkt mit dem Mangement --> Betriebswirtschaftliche Fähigkeiten wichtig (wichtiger als technisches Wissen)

- Persönliche Kompetenzen: Kommunikation, Diplomatie, Überzeugungskraft
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Wer trifft IT Governance Entscheidungen - Nenne die 6 Archtetypen nach Weill / Ross und beschreibe sie kurz.
Business Monarchie (Business im Vordergrund, CIO ohne Entscheidungskomptenz)

IT Monarchie (CIO (oder Gruppe) trifft Entscheidung

Feudalistisch (Business Manager + Prozessverantwortliche - Keine unternehmensweiten Entscheide)

Föderalistisch (Höheres Management + Leiter Geschäftsbereich)

IT Duopol (IT Executives treffen Entscheidung)

Anarchie (jeder für sich)
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Nenne Vor- und Nachteile der sechs archetypischen Entscheidungsmuster
Business Monarchie

+ schnelle Einigkeit
- Fehlendes Fachwissen

IT Monarchie
+ Entscheid wird von denen gefällt, die damit arbeiten
- zu wenig Business-Wissen

Feudalistisch
+ Es ist klar, wer über was entscheiden darf und muss
- keine unternehmensweiten Entscheide

Föderalistisch
+ Gute Mischung des Entscheidungsteams
- Lange Entscheidungsfindung

IT Duopol
+ Gute Mischung des Entscheidungsteams (Business + IT)
- Kompromisslösung, etwas IT-lastig

Anarchie
+ Jeder kann seine Interessen durchsetzen
- Keine Koordination zwischen unterschiedlichen Bereichen
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Was sagt die Governance Arrangement Matrix aus? Was ist das Ziel das erreicht werden soll?


Zeigt Kombinationen von Entscheidungsmustern mit den Bereichen der IT Governance, manche eigenen sich dabei besser als andere.

--> Angleichen der Wahrnehmung von Business und IT
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Welche Rollen im Entscheidungsprozess gibt es anhand des RACI-Modells? Einsatz?
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Was sind die Unterschiede zwischen IT Governance / IT Management / Corporate Governance?
IT Governance sichert, dass IT-Aktivitäten mit den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Business abgestimmt sind > Strategisch

IT Management beschäftigt sich mit dem effizienten Betrieb der Unternehmens IT
> Operativ


Corporate Governance*: Umfasst die Strukturen und Prozesse zur Gesamtsteuerung des Unternehmens
Ebene Geschäftsleitung / VR**

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Was sind die 3 Elemente eines Governance Frameworks und welche Beziehung steht dazwischen?
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Nenne die 5 Governance Bereiche nach Weill/Ross und was sie beinhalten?
1. IT Principles
  - Grundlegenede Aussagen zur Ausrichtung der IT (gemäss
      Geschäftsmodell

2. IT Architecture
  - Definiert Zusammenspiel zw. Geschäftsarchitektur und IT-Architektur

3. IT Infrastructure
- Strategie und Entscheide für die IT Infrastruktur (Unternehmensweis)

4. Business Application Needs
- Wer entscheidet über die Architektur der Anwendung?

5. IT Investment prioritization
- Wieviel wird wo investiert?
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Was sind die 5 Governance Bereiche nach ITGI
Strategische Ausrichtung

Ressourcenmanagement

Risikomanagement

Performance Management

Wertschöpfung
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Was sind die häufigsten Gründe für das Scheitern von IT-Projekten?

- Analyse und Definition der Ziele, Resultate und Anforderungen wird nicht gemacht

- Kommunikation funktioniert nicht (zw. Abteilungen etc.)
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Welche Schritte beinhaltet das Change Management Verfahren?
1. Identifikation CR (Change Request)

2. Beschreibung der gewünschten Änderung

3. Machbarkeit (K. O.  Kriterium)

4. Zieldatum

5. Verantwortlichen kommunizieren (ChangeControl Board festhalten)
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Auf was können geänderte Anforderungen (neben Spezifikationen) noch Auswirkung haben?

- Projektziel, Funktionalität des Zielsystems

- Architektur

- Projektkosten und Folgekosten (betrieb)

- Projektdauer
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Auf welche Einheit sollte das Projektcontrolling festgelegt werden und welche Zustände sollten zur Beschreibung genommen werden?
Arbeitspakete, da diese sehr gut auf Mitarbeiter und Ressourcen zugeordnet werden können und trotzdem gemäss Terminplan messbar sind.

Zustände:

Offen / in Arbeit / Fertig
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Was macht die  Projektstruktur?

Aufteilung eines Projekts in Teilprojekte oder Streams.
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Wie ist eine typische Projektorganisation aufgebaut?

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Was ist der Unterschied zwischen Projekt-Zielen und Projekt-Ergebnissen? Was ist dabei wichtig?
Das Ziel beschreibt was man erreichen will im Projekt.

Im Gegensatz dazu sind Projektresultate die abzuliefernden Ergebnisse, bzw. was gibt man dem Auftraggeber "in die Hand".¨

Wichtig: Resultate werden von Zielen abgeleitet
(ZIele - Resultate - Teilresultate - Arbeitspakete)

--> Resultate sind keine Aktivitäten, also nicht das Durchführen eines Workshops sind interessant, sondern die daraus hervorgegangenen Anforderungen.
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In welche Phasen/Klassen können die Ergebnisse eines Projekts unterteilt werden?

1.Appliktionssoftware
2.Applikationsdokumentation
3.Prozesse / BO
4.Migration
5.Rollout
6.Projektmanagement-Ergebnisse
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Was ist die Grundlage für die Projektplanung?


Eine präzise Beschreibung der Projektresultate.
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Wie lautet die Definition von "Meilenstein"? Welche Eigenschaften muss ein Meilenstein erfüllen?

Definition: Ein Meilenstein ist ein Zwischenziel mit Erreichungsdatum und mindestens einem wichtigen Projektresultat, das zu diesem Termin auszuliefern ist.


Eigeschaften:
- Erreichung des Ziels muss eindeutig feststellbar

- Ein nicht erriechter Meilenstein führt zu einer Neuplanung des gesamten Projekts
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Was sind Aufwände? Was sind sie nicht?
Aufwände sind Arbeitseinheiten (Personentage, Personenwoche, Personenmonate)


Aufwände sind also keine Zeiträume (Stunden z.b.)



Zusatz:
1 Personenmonat (PM) = 20 Personentage (PT)
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Was beschreibt der kritische Pfad in einem Projekt?
Der Kritische Pfad ist die zeitlich gesehen längste Verkettung von Arbeitspaketen, die voneinander abhängen.
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Was beschreibt der Ablaufplan in einem Projekt ?


Die grafische Darstellung der Dauer und der Abhängigkeiten der Arbeitspakete eines Projekts.
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Wie lautet die Definition von Ressourcenplanung? Wie gehen Sie bei dieser Planung vor?
Definition: Die Zuordnung von Arbeitsaufwänden (Arbeitspaketen) zu den Projekt-Mitarbeiter und die Verteilung der Aufwände über die Zeit.

Vorgehen:
1.   Festlegung der für die Arbeiten benötigten Profile und Zuordnung zu den Arbeitspaketen.

2.   Prüfen, welche Arbeitspakete parallel bearbeitet werden können.
3.
A) Zuordnung Mitarbeiter <> Arbeitspakete
und…

B) Verteilung der Aufwände pro Arbeitspakete und
Mitarbeiter ( unter Beachtung der Auslastung der Mitarbeiter)
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Warum werden Meilensteine in einem Projekt gesetzt? Welchen Abstand sollten Meilensteine vernünftigerweise haben?

MS halten ein Projekt kontrollierbar und bieten dem Team Kurzzeit-Ziele, die es motiviert angehen kann.


Abstand:
8 Wochen (+/-) 2 Wochen
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Was muss für eine gute Zielbeschreibung beachten werden?
- Was soll am Ende da sein?
- Messbarkeit?
- Was ist bereits vorhanden?


S = Spezifisch

M = Messbar

A = Akzeptiert

R = Realistisch

T = Terminiert
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Wie lautet die Definition von "Risiko"? Warum sind Risiken trotzdem positiv?
Definition: Ein Risiko ist ein unsicheres Ereignis mit negativen Auswirkungen.


Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit x Auswirkung


Positiv:
- Kein Geschäftserfolg ohne Risiken
- Risiken und Nutzen wachsen proportional
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Was sind die Ziele des Risikomanagements?

- Potentielle Probleme erkennen bevor sie auftreten

- Massnahmen ergreifen, dass diese Probleme nicht mehr auftreten

- Risiken kontrollieren (Nicht Vermeiden!)

- Frühzeitig an den Ursachen der wichtigsten Risiken eingreifen


--> Gutes Projektmanagement mindert Risiken
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Was sind die wesentlichen Aufgaben des Risikomanagements?

1. Risiken identifizieren

2. Risiken bewerten

3. Risiken abschwächen

4. Risiken verfolgen
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Nenne 5 typische Methoden zur Identifikation, Bewertung von Risiken und wann diese eingesetzt werden sollten.
Brainstorming IMMER

Checklisten <b>IMMER
</b>
Übertragen von früheren Erfahrungen IMMER

Interviews Bei Änderungen und in komplexen Projekten

SWOT - Analyse Bei Änderungen und in komplexen Projekten

(Bei Konkreten Bedrohungen:)
Konfliktanalyse

Bedrohungsszenarien)
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Nenne 5 der Top10 Software-Risiken
1. Ändernde Anforderungen

2. Schlechte Benutzerschnittstellen

3. Schlechte Systemqualitäten

4. Unrealistische Zeit- und Budgetplanung

5. Unausgereifte Technologie
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Geben Sie die Skalierung für eine einfache Risikoquantifizierung an (vgl. Risikomatrix)
Eintrittswahrscheinlichkeit von 1-5:
1: fast unmöglich
2: unwahrscheinlich
3: wahrscheinlich
4: sehr sicher
5: so gut wie sicher

Auswirkung von 1-5:

1: vernachlässigbar
2: gering
3: mittelmässig
4: kritisch
5: katastrophal
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Nenne die vier möglichen Risikomassnahmen (Wie kann mit Risiken umgegangen werden?)
Vermeidung
- Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren (Chancen verliert man
   auch)

Begrenzung
- Auswirkungen abschwächen (bsp. Versicherung)

Behandeln
- Durch zusätichen Aufwand Eintritt oder Auswirkung vermindern

Ignorieren

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Nenne ein paar Indikatoren für mangelhaftes Risikomanagement?
- Fehlende Projektkontrolle

- kein Change Management

- fehlende Verantwortung

- unverstandene Anforderungen

- unklarer Business Case
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Welche Risiken sollten im Mittelpunkt des Risikomanagements stehen?

Katastrophale Risiken mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit (Rechts Oben in der Risk. Matrix)
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Wann überprüfen SIe die Lsite der identifizierten Risiken?

- Wenn die Massnahmen zur Abschwächung nicht funktionieren

- Nach Meilensteinen

- Wenn weitere, zusammenhängende Risiken aufgetreten sind
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Was ist Projektcontrolling und warum wird es betrieben?
Projektcontrolling ist der regelmässige Abgleich zwichen Projektplan (Soll-Zusatand) mit dem Ist-Zustand.
--> Wichtigstes Projekt-Steuerungsinstrument.


Warum:
Wichtiges Steuerungsinstrument in Projekten:
- Projekt in der Zeit?
- Projekt im Budget?
- Nächster Meilenstein erreichbar?


weitere Ziele:
- Risiken frühzeitig erkennen
- Aufwandsverschiebungen
- Lernen aus Abweichungen

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Wie können mit Abweichungen umgangen werden im Projekt-controlling?


Kleinere Abweichungen: Zwischen Soll und IST sind in der Regel unkritisch und müssen "ausgehalten" werden.


Grössere Abweichungen: Genau ansehen bezüglich Endtermin und wegen der Ressourcenverteilung
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Kann eine Ressource auch zu mehr als 100% ausgelastet werden?


Eine kurz Zeit lang ist dies möglich, aber nicht über die gesamte Projektdauer.
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Auf dem Weg zur Planung, welche Elemente gibt es?

Arbeitspakete

Teamplanung

Meilsteinplan

Ressourcenplan
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Wie lautet die Definition von "Anforderung"?

Eine Anforderung ist eine Soll-Aussage über ein System oder einen Prozess, die etwas für einen Beobachter oder ein Umsystem Wahrnehmbares beschreibt, nämlich

- Eine Leistung oder Eine Eigenschaft



Zusatz: Je besser die Anforderung, je einfacher sind sie zu überprüfen.
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Nenne 3 Methoden zur Aufwandschätzung


Work Breakdown Strucutre

Estimation by Analogy

Function Point Methode

Expert Judgement
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Was ist das WorkBreakDown-Verfahren und wie wird es angewendet? welche Probleme gibt es dabei?

WBS = Projektstrukturplan

Verfahren: Ein Projekt wird im Rahmen der Strukturierung in Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt.

Anwenden: Den unterteilten Arbeitspaketen werden Aufwände geschätzt und zusammengerechnet.


Probleme:
- Oft keine Experten
- Häufig genutzt, sollte aber mit anderen Methoden kombiniert werden (Beispiel PERT-Analyse)



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Was passiert, wenn ich von eimem Vorfall überrascht werden (Jemand hat mich zugeparkt)? Anschlussfrage: Kann ich diesen Ablauf verhindern?
3 Schritte: Wahrnehmung - Vermuten - Bewerten

(1) ich nehme die Situation wahr

(2) Ich stelle (aufgrund früherer Erlebnisse) sofort eine Vermutung an

(3) ich bewerte automatisch die vermuteten Hindergründe und diese Bewertung löst eine Gefühlsreaktion aus

Anschlussfrage: Nein, zu nächst nicht. Aber nach 3 Sekunden ist die Spontanreaktion vorbei und ich kann mir eine neue Vermutung (2) und eine neue Bewertung (3) zurechtlegen
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Nennen Sie die zwei wichtigsten Grundsätze beim Vorbereiten und Halten eines Referats / Präsentation? (auch ok?)
Anschlussfrage: Mit welchem Hilfsmittel können sie dsa Publikum führen?
(1) Eine Präsentation ist ein Dialog mit dem Publikum

(2) Das Publikum will (geistig) geführt werden

auch OK:
- Man halte das Publikum nicht für dümmer als es ist
- Kämpfe nie gegen die Teilnehmer
- Kenne deinen Stoff
- Non verbale Signale beachten
- Publikum nicht dümmer machen als sie sind

Anschlussfrage:

Mit der Storyline. Die Storyline ist die "Geschichte" bzw. der rote Faden, um das Publikum geistig vom Ausgangspunkt zu Beginn der Präsentation zu dem Zielpunkt führen.
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Nennen Sie Gründe warum Gruppen/Teamarbeit heute besonders wichtig ist
- Bestandteil täglicher Berufspraxis

- Zunehmen Spezialisten - zur Erfüllung von Projekten werden also verschiedenste Personen benötigt

- Ein Chef kann nicht mehr alle Details kennen - Teamkommunikation essentiell
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Was sind die wichtigsten Elemente für die Zielformulierung eines wirksamen Ziels (Selbstführung)? 3 Schritte
Schritt 1: Was will ich:
- Ein Satz zurecht legen  und somatischer Marker einsetzen


Schritt 2: Motivation überprüfen
- Eigene Gründe überprüfen, Fremdgründe streichen


Schritt 3: Wirksamkeitscheck
- Kann ich das Ziel selber erreichen?
- Formulierung überprüfen (Nix negatives etc.)
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Was ist Bewusstsein (klassisch / modern)?

Klassisch: Bewusstsein ist Produkt der neuronalen Aktivitäten im Gehirn


Modern: Bewusstsein existiert unabhängig vom Gehhirn, wird aber durch dieses sichtbar gemacht.
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Wie lautet die Definition von Projekt?


Ein Projekt ist ein in sich abgegrenzter, komplexer Auftrag, dessen Erfüllung eine Organisation bedingt.

- Diese Organisation wendet für die Umsetzung eine Projektmethode an, mit der alle anfallenden Arbeiten geplant, gesteuert, durchgeführt und kontrolliert werden

- Ein Projekt hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende
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Welche Phasen gibt es in einem IT-Projekt?
(Voranalyse - Sollen wir etwas tun? Was sollen wir tun?)

1. Anforderung Ziel

2. Konzeption

3. Realisierung

4. Einführung

(Nutzen / Betrieb)
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Nennen Sie die Definition von "Projektziel" und was sind die Fragen die zu einem Projektziel führen?
Definition: Projektziele sind die Aufstellung von möglichst quantifizierten Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.


Fragen:
- Was soll erreicht werden
- Welche Eigenschaften soll der Endzustand haben
- Was ist nach dem Projekt anders als vorher


Beispiel:
Am 7. August 2014 liegt unserer Marktanteil bei Produkt A bei über 9%!
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Welche Rollen übernehmen das Bewusstsein bzw. das Unterbewusstsein bzw. Wann arbeiten Sie?
Unterbewusstsein: Reagiert schnell und bevor das Bewusstsein reagieren kann. Es reagiert dabei in jeder Lebenslage und aus breiter Erfahrung.

Bewusstsein: Arbeitet nur unter bestimmten, guten Bedingungen und dabei viel langsamer. Es beobachtet und interpretiert - auch für Entscheide des Unterbewusst sein (=Pressesprecher).


Weiter:
UB steuert die Gesundheit - Glaubssätze dabei sehr wichtig (Menschen sollten diese kennenlernen)
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Sie haben die Aufgabe, eine Präsentation vor einer Gruppe Mitarbeitenden aus ihrem Unternehmen zu halten. Wie gehen Sie vor?
1. Aufgabenstellung klären ("Briefing")

2. Material sammeln

3. Storyline entwickeln

4. Abschluss / Finale bestimmen

5. Einleitung / Aufhänger am Anfang bestimmen

6. Präsentationsmaterial

(NATEL MIT CHECKLISTE AUSRÜSTEN)
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Was verstehen wir unter "informeller Führung"?
Informell ist die Führung dann, wenn der "Chef" keine formellen Machtbefugnisse hat, wie bspw. ein Projektleiter, welcher auch disziplinarischer Vorgesetzter seiner Mitarbeiter ist.

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Welches ist der wichtigste Grundsatz für den informellen Führer im Umgang mit seinem Team?
Antwort: Fragen statt Sagen

auch ok: Wer fragt, führt - wer führt, gewinnt

auch ok: Ich muss meinem Team geistig immer einen Schritt voraus sein, sodass ich die richtigen Fragen stellen und durch mein Handeln führen kann.
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Welche Punkte sind bei jedem Meeting eines Teams unerlässlich?
(1) Ein klares Ziel, ggf. auch, welche konkreten Ergebnisse erarbeitet werden sollen.


(2) Eine Gruppenrunde ziemlich am Anfang des Meetings. Jeder sagt wenigstens einen Satz.


(3) Der Abschluss mit ToDo-Liste (falls Aufgaben verteilt wurden) und (kurze) Feedbackrunde
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Mit welchen zwei Elementen / Hilfsmitteln kann man aus einer Gruppe von Menschen ein Team bilden?

Anschlussfrage: Was können Sie als informeller Führer entsprechend tun, um aus ihrer Gruppe von Mitarbeitenden möglichst rasch ein Team zu bilden?
(1) Gemeinsames Ziel
(2) Gemeinsame Spielregeln


Anschlussfrage:

(1) Dafür sorgen, dass das gemeinsame Ziel möglichst rasch klar wird und dass alle einverstanden sind

(2) Gemeinsame Spielregeln vorschlagen oder mit der Gruppe erarbeiten.
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Was ist der Unterschied zwischen Inhalts- und Prozessebene in der Arbeit mit Gruppen?

Anschlussfrage: Wie können Sie als Team-/Projektleiter dies nutzen?
(1) Die Inhaltsebene bezeichnet das, was aktuell läuft, Beispielsweise jetzt über die Prozess und Inhaltsebene.

(2) DIe Prozessebene (Auch Meta-Ebene genannt) betrachtet nur, wie es abläuft (z.B. Wie lange diskutieren wir schon, Ist alles das Ziel klar?)


Anschlussfrage: Als Chef (Formell oder Informell) muss ich die Prozessebene immer im Auge behalten. So kann ich den Gruppenprozess steuern. Im Konflikt sogar bewusst auf die Prozessebene

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Was versteht man unter der Gruppenuhr?
Nachfrage: Wie können Sie als Team-/Projektleiter dies nutzen?


Phasenprozess bei Gruppen
Forming = Aufwärmphase
Storming = Nahkampfphase
Norming = Organisationsphase
Performing = Hochleistungsphase

   - Es ist unmöglich einzelne Phasen zu überspringen
   - Gruppen können in den Phasen zurückfallen
   - Gruppenuhr wird immer wieder durchlaufen

Nachfrage:
Indem ich die Gruppe mit konkreten Massnahmen bewusst durch die einzelnen Phasen führen, kann ich schneller in die Hochleistungsphase kommen.
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Skizzieren Sie einen Integro-Diagramm und bezeichnen Sie die Teile


Andere Wörter für ausdrucksvoll und reserviert sind Personenorientiert und Sachorientiert.

WICHTIG: Stile kennen und einzechnen.
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Nennen Sie einige Eigenschaften (Stärken, Schwächen, Vorlieben, typische Verhaltensweisen) der 4 Stile
Fördernder Stil:
- Menschen gewinnen durch Charme
- soziale Fähigekeiten
Auto: Auffällige, farbige Autos (Spoiler, Musikanalage)

Unterstützender Stil:
- Menschen gewinnen durch Freundschaft, Warmherzigkeit
- Nähe, Zuneigung
Auto: Stilvoll und unauffälig, Meist Kombis zum Transportieren

Kontrollierender Stil:
- Menschen gewinnen durch nützliche Leistung
- Effizienz, gute Arbeit
Auto: Gut motorisiert (BMW), Kraft, Sicherheit

Analytischer Stil:
- Menschen gewinnen durch Verlässlichkeit
- Wissen, Logik, Know-How
Auto: Zwecksmässige und sichere Autos (gemäss Eigenschaften, Testberichten)
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Erklären Sie das Element "Flexibilität" im Integro-Modell

Folgefrage: Kann sich die Flexibilität eines Menschen ändern?
Mit Flexibilität bezeichnet man die Fähigkeit, situativ angemessen zu kommunizieren, statt nur im eigenen stiltypischen Führugnsstil.

- Hohe Flexibilität bedeutet auch leichter auf Überraschungen zu reagieren

Folgefrage: Ja sowohl kurzfristig als auch langfristig (anders als beim Führungsstil). Es kommt dabei darauf an, wie es mir geht und in welcher Lebenssituation ich gerade bin.
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Wozu kann man das Integro-Modell in der Praxis nutzen?
Folgefragen: Was ist Unterschied zw. homogenen und heterogen Teams/Arbeitsgruppen?
(1) Sich selber besser zu verstehen --> Selbstführung

(2) Meine Chefs, Mitarbeiter, Kollegen besser zu verstehen und so besser führen und zusammenarbeiten zu können

(3) In der Aussenkomunikation (Präsentation, Marketing) je nach Bedarf einzelne Stile gezielt anzusprechen oder explizit alle anzusprechen

Folgefrage: Stil-einheitliche Gruppen verstehen sich rascher, aber es besteht die Gefahr der Einäugigkeit.
Heterogene Teams sind schwieriger zu führen, haben aber das grössere Potential.
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Unser Verhalten wird zu 90% durch das Unterbewusstsein gesteuert. Welche Möglichkeiten habe ich, darauf Einfluss zu nehmen?
(1) Ich kann mein UB durch Worte "programmieren", z.b. dafür sorgen, dass mein UB "mein" Ziel unterstützt und nicht dagegen arbeitet


(2) Ich kann die unbewssuten "Programme" meines Unterbewusstseins ändern. Die Programe basieren auf Glaubenssätzen. Ich kann diese bewusst machen und ändern.
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Wie kann ich herausfinden, was mein Unterbewusstsein von einer Idee, einem Ziel einem Objekt etc. hält?
Mithilfe der "Somantischen Marker"
- Somantische Marker sind spontante (<0.4s) körperliche und oder mentale Reaktionen

- Somantische Marker haben immer einen positiven und einen negativen Aspekt, die unabhängig voneinander stark oder schwach sein können
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Welche Eigenschaften hat eine wirksame Zielformulierung (Selbstführung)?
(1) Ein Satz mit Somatischen Marker von -0 / +70 oder besser

(2) Sie basiert auf einem guten, eigenen Grund (keine Fremdmotivation)

(3) Ich kann es unabhängig von anderen erreichen (Autonomie)

(4) Es geht darum etwas zu erreichen, nicht, etwas zu vermeiden

(5) Es ist aktiv formuliert, d.h.:
- Keine Verneinung
- Keine Vergleiche
- Keine Relativierungen
- Begriffe wie Will oder Kann, nicht soll oder muss
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Welches sind die bisherigen 4 Stufen der kulturellen Evolution?
(1) Natürliche Stufe; noch unbewusst; Vormenschen / Neugeborene

(2) Magische Stufe; alles ist beseelt, alles hat "Energie" Nomaden, Kleinkinder

(3) Mythische Stufe; Geschichten & Märchen, Hierarchien & Titel Agrargesellschaften, erstes Schuljahr

(4) Rationale Stufe; Wissenschaft, Gleichberechtigung, Internet
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Wie funktioniert der menschliche Wahrnehmungsapparat?
(1) Sensorzellen liefern laufend Signale ans Hirn

(2) Das Gehirn sammelt eine kurze Zeit alle eingehenden Signale, um zusammengehörende Reize auch gemeinsam zu verarbeiten

(3) Das Unterbewusstsein setzt die Signale zu einem Gesamteindruck zusammen, wobei gemäss Erinnerungen und Erwartungen "überflüssige" Signale gelöscht und "fehlende" ergänzt werden.

(4) Das aufbereitete Ergebnis wird bewusst und kann Einfluss auf die weitere Wahrnehmung nehmen.

(5) Mit dem Bewusstsein kann man die Aufmerksamkeit auf etwas lenken; damit beeinflusst man den Filter des Unterbewusstseins
Flashcard set info:
Author: CoboCards-User
Main topic: Informatik
Topic: Projektmanagement
Published: 23.06.2014
Tags: FS14
 
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